Integrationen mellem Kala og Microsoft Dynamics Axapta eller C5 kræver samme trin for både Kala og kunden.
Opsæt en sikker forbindelse
Intergrationen sker gennem udveksling af CSV filer. Kala’s servere ved Microsoft (Azure) er opsat til automatisk at udveksle data med C5 eller Axapta gennem en sikker FTPS eller SFTP forbindelse.
OBS: Forbindelsen (FTP serveren) er opsat af kundens Microsoft Dynamics ansvarlige – enten som intern eller ekstern partner.
Teknisk note
Kala understøtter både FTPS og SFTP i udvekslingen af filerne. Notér dog at disse indebærer to forskellige protokoller at følge. Det er her op til kunden at vælge den foretrukne protokol og informere Kala omkring hvilken ønskes. I resten af denne guide vil SFTP bruges som term, men forstå at dette altid kan udskiftes med FTPS.
Tip: Vi anbefaler at den oprettede SFTP mappe er placeret på en server, hvor C5/Axapta kan tilgå mappen gennem et Windows drev uden at bryde op i fil rækkefølgen, da dette gør det markant nemmere for den C5/Axapta ansvarlige.
Opret mapper i rod-mappen
Fra rod-mappen er der dannet to undermapper. En Indbakke og en Udbakke.
Opsæt udveksling af filer
Fra C5/Axapta opsætter den ansvarlige udveksling af følgende filer til Udbakken:
(* er påkrævet) – eksempler af disse filers format, er uddybet beskrevet senere i denne guide.
- Sag_[klokkeslæt].csv*
- Medarbejder_[klokkeslæt].csv
- Lager_[klokkeslæt].csv
- Kunde_[klokkeslæt].csv
Kala læser og importerer filer fra Udbakken og holder sig på denne måde opdateret på sager, medarbejder-, lager- og kundedata.
Når en fil er blevet behandlet i Kala, flyttes den automatisk over til en undermappe kaldet behandlet i Udbakken. Som indikeret ovenfor, anbefales det at at angive et tidstempel/klokkeslæt på hver fil. (Formatet af dette stempel er ikke vigtigt). Dette er for at sikre at to filer, som begge er oprettet i Udbakken før Kala har læst dem, vil blive behandlet i den rigtige rækkefølge.
Kala indsætter filer i Indbakken, eksempelvis når en ny tidsregistrering er godkendt i Kala. Følgende filer vil hermed hentes fra Kala:
- Registreringer_[medarbejder nummer]_[uge]_[klokkeslæt].csv
- Kunde_[klokkeslæt].csv
- Sag_[klokkeslæt].csv
Indlæsning og importering af disse filer til C5/Axapta er opsat af den C5/Axapta ansvarlige. Denne udveksling af filer vil sikre at timer, vareforbrug såvel som sager og kunder oprettet i Kala, vil blive synkroniseret til C5/Axapta.
Når disse mapper er sat op til en sikker SFTP server, vil forbindelsen være oprettet og forbundet til Kala.
CSV-fil formater
Følgende er formater af alle de relevante CSV-filer for integrationen, og eksempler på disse.
Notér at vi har indsat linjeskift for et lettere overblik. Se nederst på hvert eksempel for at få en klar forståelse af formatet.
Sag.csv
[sagsnummer];
[sagsnavn];
[kundenummer];
[kunde firma navn];
[sag adresse 1];
[sag adresse 2];
[sag postnummer];
[sag by];
[kontaktperson];
[telefonnummer];
[sag arkiveret flag];
[reserveret til fremtidig brug];
[reserveret til fremtidig brug];
[reserveret til fremtidig brug];
[reserveret til fremtidig brug];
[reserveret til fremtidig brug];
[kommentar linje 1];
[kommentar linje 2];
[kommentar linje 3];
[kommentar linje…];
[kommentar linje n];
Eksempel:
2202;Kala draft;412;Kala A/S;Ny Banegårdsgade 48;8000;Aarhus;Martin M;12345678;0;;;;;;dette er første kommentar;dette er anden kommentar;osv.;osv.;
Medarbejder.csv
[medarbejdernummer];
[medarbejdernavn];
[email];
[medarbejder arkiveret flag];
Eksempel:
1;søren svensen;svensen@kala.app;0
Lager.csv
[SKU];
[varenavn];
[enhed];
[stregkode];
[varer arkiveret flag];
Eksempel:
4502;Coca Cola Zero 1.5L;stk;57045795;0
Kunde.csv
[Kundenummer];
[Firmanavn];
[VAT nummer];
[kontaktperson];
[Adresse 1];
[Adresse 2];
[postnummer];
[By];
[email];
[telefonnummer];
[kunde arkiveret flag];
Eksempel:
412;Kala A/S;36402164;Martin M;Ny Banegårdsgade 48;8000;Aarhus;info@kala.app;12345678;0
Registreringer.csv
[‘T’ for tidsregistrering eller ‘V’ for varer];
[Sag nummer];
[godkendt flag];
[Dato];
[medarbejder nummer];
[mængde af timer eller enhed];
[timetype navn eller varenavn];
[timetype nummer eller vare SKU];
[kommentar];
Eksempel på timeregistrering:
T;412;1;2020/10/03;1;4.5;Normal timer (01);01;udført hutigere end forventet
Eksempel på vareregistrering:
V;412;1;2020/10/03;1;2;Coca Cola Zero 1.5L;4502;Kunde drak cola i bilen
Note:
Ved alle eksemplerne på CSV-filer, er det tilladt at have flere linjer på samme fil.
