Som standard kan du uploade dokumentation, spore sagsforløb og tilføje tidsregistreringer til sager. For at specificere tiden brugt på en sag, opdelt i underopgaver og kategorier, skal du dog manuelt aktivere funktionen Opgaver.
Aktiver opgaver på sager
For at aktivere opgaver på sager skal du finde følgende indstilling:
Opgaver på sager?
- Naviger til Indstillinger > Avancerede indstillinger.
- Find indstillingen Opgaver på sager?
- Sæt flueben i feltet.
- Genindlæs din browser, og vend tilbage til din sag.
Du vil nu se, at opgavesektionen er aktiveret.
Tilføj en ny opgave
En ny opgave kan oprettes ved at klikke på den orange +Tilføj-knap i opgavesektionen på din sag. Du vil derefter blive bedt om at specificere opgavens detaljer. Du skal angive en titel til opgaven og kan tilføje en mere detaljeret beskrivelse, hvis det er nødvendigt.
Estimeret tid
Du kan angive et estimeret tidsforbrug, når du opretter en opgave. Dette giver dig mulighed for at spore, om den registrerede tid overstiger estimatet. Hvis den registrerede tid overstiger den estimerede tid, vil timerne fremgå med rødt som en advarsel.
Deadline
Du kan sætte en deadline for din opgave, som vil være synlig over opgavetitlen. Hvis deadlinen overskrides, og opgaven ikke er markeret som færdig, vises et rødt udråbstegn for den ansvarlige medarbejder.
For at deaktivere deadlines, find indstillingen:
Vis deadline på opgaver?
- Gå til Indstillinger > Avancerede indstillinger.
- Find indstillingen Vis deadline på opgaver?
- Fjern fluebenet.
Deadlines vil ikke længere være synlige.
Fakturerbare opgaver
Hvis Kala er forbundet til et understøttet eksternt system, kan du fakturere dine sager direkte fra Kala. Du kan også konfigurere, hvordan hver opgave faktureres.
Faktureringsmuligheder
- Fakturerbar pr. time (standard):
- Hver tidsregistrering vises på fakturaen med medarbejderens timemæssige salgs- og kostpris.
- Fakturerbar pr. estimeret tid:
- Fakturaen inkluderer kun den estimerede tid for opgaven, uanset de registrerede timer.
- Fast sats:
- Indstil en fast pris for opgaven.
- Dette kræver, at du vælger et produkt fra din materialeliste, og opgaven faktureres som et enkeltstående produkt.
- Ikke-fakturerbar:
- Opgaver kan markeres som ikke-fakturerbare og vises ikke på fakturaen.
- Dette er nyttigt for interne opgaver såsom beregning af projektomkostninger eller anden administrativ tid.
Kvalitetssikring
Hvis en opgave kræver kvalitetssikring, vil medarbejderen, der markerer opgaven som færdig, blive bedt om at udføre en kvalitetssikring. Kvalitetssikringen kan inkludere billeddokumentation, en note, eller begge dele:
- Billeddokumentation:
- Medarbejderen skal tage et billede med kameraet eller vælge et fra deres bibliotek.
- Note:
- Medarbejderen skal udfylde et tekstfelt med en beskrivelse.
Tildel opgaver til specifikke medarbejdere
En opgave kan nemt tildeles til en specifik medarbejder. Medarbejderens initialer vises derefter ved opgavens deadline eller oprettelsesdato.
Sådan tildeler du en opgave:
- Klik på de tre prikker til højre for opgaven.
- Vælg brugerikonet med et plussymbol.
- Vælg medarbejderen, og tildel opgaven.
Opgaven vil nu være synlig på den tildelte medarbejders hjemskærm.
Automatisk tildeling
Opgaver, der oprettes i Planlægningssektionen, tildeles automatisk en medarbejder. Læs mere om, hvordan du opretter opgaver i planlægning her.
Kanban-overblik
En populær måde at styre opgaver på er via Kanban-visningen, som er en del af Kalas Scrum-funktion. Læs mere om, hvordan du bruger Kanban-overblikket her.
