I Kala kan du registrere din tid direkte i Ugesedlen. Du finder denne funktion i menuen til venstre. Ugesedlen giver dig et overblik over dine registrerede timer for den indeværende uge samt adgang til tidligere og kommende uger.

Sådan registrerer du tid på Ugesedlen

1. Naviger til Ugesedler i menuen til venstre.
2. Klik på Tilføj en ny linje:
   • For at registrere tid skal du klikke på +Tilføj linje ud for den relevante arbejdstype.
   • Hvis du har brug for hjælp til at oprette tilpassede arbejdstyper, kan du se denne guide.
3. Vælg en sag:
   • Når du har klikket på +Tilføj linje, bliver du bedt om at vælge den sag, du vil registrere tid på.
4. Registrer tid for flere sager:
   • Hvis du har arbejdet på forskellige sager eller opgaver samme dag, kan du tilføje flere linjer for at registrere tid på flere sager eller opgaver.
   • Dette fungerer på tværs af alle arbejdstyper, medmindre en specifik arbejdstype er bundet til én sag. Læs mere om, hvordan du binder en arbejdstype til en sag her.

Indsendelse af Ugesedlen til godkendelse

• Totaloversigt
  • En sort bjælke i bunden af Ugesedlen viser det samlede antal registrerede timer for ugen, så medarbejderen har et overblik inden den sendes til godkendelse.
• Automatisk indsendelse
  • Når en medarbejder har registreret alle sine timer for den nuværende uge, bliver Ugesedlen automatisk gemt og sendt til godkendelse den følgende mandag.
• Låsning af Ugesedler
  • Efter indsendelse kan medarbejderen ikke længere redigere Ugesedlen.

Godkendelse af Ugesedler

Hvis du er ansvarlig for at godkende Ugesedler for flere medarbejdere, vil du se en notifikation på dit Kala-dashboard, der viser Ugesedler til godkendelse.

1. Gå til sektionen for godkendelse:
   • Her kan du gennemgå de indsendte Ugesedler.
2. Gennemgå og rediger timer:
   • Kontroller, at alt er korrekt.
   • Hvis nødvendigt, kan du manuelt justere timerne.
3. Godkend eller afvis:
   • Nederst på Ugesedlen kan du vælge at Godkende eller Afvise den.
   • Hvis du afviser en Ugeseddel, skal du angive en begrundelse, som sendes til medarbejderen.

Genåbning af Ugesedler efter indsendelse

Hvis en medarbejder har indsendt en Ugeseddel med fejl, kan en leder enten rette den manuelt eller genåbne den for medarbejderen.

Sådan genåbner du en Ugeseddel:

1. Naviger til Medarbejdere i menuen til venstre.
2. Vælg den relevante medarbejder og klik på Se Ugesedler.
3. Gennemgå alle registrerede timer eller kørte kilometer for den valgte medarbejder.
4. For at låse en tidligere godkendt og låst Ugeseddel op, klik på den orange Lås op-knap.

Dette giver medarbejderen mulighed for at rette sine timer og indsende Ugesedlen igen til godkendelse.

Tilpasning af Ugeseddel-indstillinger

Hvis du har administratorrettigheder, kan du justere, hvordan Ugesedler fungerer i din organisation. Dette gøres ved at gå til Avancerede Indstillinger og søge efter Ugeseddel.

1. Naviger til Indstillinger > Avancerede Indstillinger.
   • I søgefeltet, søg efter Ugeseddel.

Populære Ugeseddel-indstillinger

• Ledere kan redigere Ugesedler:
  • Giver ledere tilladelse til at redigere Ugesedler, der er indsendt af andre brugere.
• Daglig godkendelse:
  • Skift godkendelsesprocessen fra ugentlig til daglig.

Disse indstillinger gør det muligt at tilpasse Ugeseddel-processen, så den passer til din virksomheds behov.

For mere information om arbejdstyper og opsætning, kan du se denne guide.